Vừa qua, cuối tháng 10, 2017, Worker Compensation Commission gởi giấy tờ yêu cầu nhiều tiệm Nails cung cấp những giấy tờ bên sau.
Động thái này cho thấy tiểu bang đang điều trang sự khác biệt giữa 1099 và W9 cho những tiệm Nails trong tiểu bang này. 2 năm trước, tiểu bang Connecticuit và New York cũng ban hành quyết định tương tự - Yêu cầu tất cả tiệm Nails phải khai thợ Nails dùng W2, thay vì 1099. Đây là dấu hiệu cho những tiệm Nails khác cần phải chỉnh đống hồ sơ thuế cho rõ ràng, hoặc sẽ đối mặc với những hình phạt nếu hơ sơ không khai đúng và rõ ràng sự khác biệt này
Những điểm các chủ tiệm Nails
Trong một tiểu bang, có nhiều department như: Tax, Unemployment, worker Compensation .... những department có nhiệm vụ audit những cơ sở business coi họ có làm đúng luật không.
Tổng quát: Người chủ (employer) KHÔNG cần trả worker compensation cho Independent Contractor (IC), hay nói cách khác IC KHÔNG hợp lệ để nhận worker compensation coverage dưới hầu hết tất cả các state law và federal law.
Cái quan trọng là bây giờ làm sao mình chứng mình được, người worker mà đang làm cho mình là employee hay IC (đây là điều nan giải, mà đa số người chủ khó mà thắng được tiểu bang nếu KHÔNG có chuẩn bị trước)
Hầu như những khách hàng làm thuế với Tommy, Tommy đã chuẩn bị chỉ cho họ, để họ chuẩn bị và đối phó trong trường hợp bị audit
Tất cả những chủ tiệm nail khi đưa income và expenses cuối năm cho Tommy, khi Tommy đọc tờ giấy của họ, những chủ tiệm nào mà viết trả 1099-MISC cho thợ, nhưng viết trên giấy là employee, Tommy đều gọi complain ngay lập tức, bởi vì, chính mình đã cộng nhận người thợ là employee, mà còn dám trả 1099-MISC. Ngay trong tiềm thức, Tommy biết họ vô ý, nhưng trên luật lệ, KHÔNG cho phép mình sơ sót kiểu đó, dù là lời nói. Tất cả những lời nói của mình, sẽ là bằng chứng để chống lại mình.
Để chúng minh người worker là IC, người chủ cần phải chứng minh
1. Control and direction:
IC provide service bởi job, mà KHÔNG cần người chủ hướng dẫn, IC phải control việc làm của họ, cách làm. Nói 1 cách khác, worker này phải hoạt động độc lập. Người chủ chỉ được quyền coi final họ làm cho đúng không, làm có đúng thời gian qui định, và khách ko bị phàn nàn.
2. Hiring and Pay
IC nhận payment bởi công việc, trong khi employee trả theo giờ, theo tuần, theo salary
3. Equipment provided
IC phải tự động cung cấp dụng cụ cho chính họ ... kìm, bàn hơ, .... để họ có thể hoàn thành công việc ... người chủ KHÔNG được provide cho IC
, 4. Work and Training
IC KHÔNG được nhận training benefit từ người chủ
5. Written Agreement
Giữa người chủ và IC phải có agreement đoàng hoàng, làm cái gì, thời hạn ra sao, trả như thế nào ...
Please keep in mind: nếu chỉ dựa vào một cái agreement để phán rằng, người worker là IC là sai 100% .... Agreement chỉ là 1 trong những process để state xem xét người worker đó thật sự là employee hay IC
Trở lại vấn đề trên. Người chủ tiệm phải cúng cấp cho bên worker compensation những bằng chứng sau:
a. 1099-MISC
b. W-9
c. Agreement contractor giữa người chủ và người thợ (IC)
d. Certficate of Non-Coverage, tức là người owner của tiệm có thể không mua worker compensation cho chính họ
1. Form 1099-MISC và W-2 cần phải submit lên IRS hạn chót là 01/31/2018. Nếu sau deadline này, mỗi cái 1099-MISC/W-2 sẽ bị phạt $50. Quí vị nên lưu ý người làm thuế của mình
2. Form 1099-MISC/W-2 cần phải đưa cho thợ trước 1/31/2018. Nếu sau 2/15/2018, thợ ko nhận được, họ có quyền report IRS
3. Không provide bất cứ information nào trên phone, email, text khi có người tự xưng là nhân viên của IRS or state revenue
4. Tất cả receipt, bank statement và other documents mà liên quan đến tiệm, cần phải giữa lại ít nhất 3 năm hay 7 năm (nếu khai loss)
5. Quí vị là người chịu trách nhiệm về bộ hồ sơ thuế của quí vị, chứ ko phải người làm thuế khi bị audit. Vì thấy mọi chi phí cho tiệm khi claim vô phải hợp lệ ....
6. Nếu quí vị trả tiền cho bất cứ ai để làm gì cho quí vị, nên viết cho họ 1099-MISC khi số tiền từ $600 trở lên
7. Quí vị cần hiểu càng nhiều càng tốt về bộ hồ sơ của tiệm, nếu ko hiểu cần phải hỏi người làm thuế cho rõ ràng trước khi giử lên IRS hay state
8. Lưu ý vấn đề cash để claim vô hồ sơ. Trong thực tế có rất nhiều tiệm bị vịn vì vấn đề cash .... Quí vị không thể nói là tiệm ko có cash.
9. Không được claim tiền mướn xe hay mua xe như là 1 expense của tiệm .... chúng ta có quyền claim mileage như là chi phí cho business. Keep in mind: Từ nhà đến chổ làm, KHÔNG được claim số mile này bởi vì nó là commute ... not business.
10. Nếu muốn giảm đóng thuế, có thể contribute vô mấy chương trình retire như SEP, IRA, 401k, .... ... mỗi chương trình có những dealine riêng
Nếu anh chị em nào cần xem lại và chỉnh đốn giấy tờ hồ sơ thuế của mình, xin vui lòng liên hệ 727-900-5999
Hoặc mua gói dịch vụ
